Information om indsamling og opbevaring af personlige kursistdata på HF & VUC Nordsjælland
25. maj 2018 træder EUs Persondataforordning i kraft. I den forbindelse skal vi oplyse dig om, hvilke data vi opbevarer om dig samt hvilken databehandling og videregivelse vi foretager, mens du er kursist hos os. Læs i øvrigt vores beskrivelser af databehandling på HF & VUC Nordsjælland på www.vucns.dk.
Registrering
I forbindelse med optagelse på HF & VUC Nordsjælland indsamler og opbevarer vi personoplysninger om dig, fx: navn, adresse, telefon, mail-adresse og cpr.nr. Disse data er en forudsætning for optagelsen og ved at søge om optagelse accepterer du også at HF & VUC Nordsjælland indsamler, behandler og opbevarer disse personoplysninger. Oplysningerne har du dels selv givet os ved samtale med vejleder/på ansøgningsskema og dels via beviser fra din skolegang. Vi registrerer altså stamoplysninger om dig, oplysninger om dit skema, dit fremmøde, dit studieforløb, resultater af prøver, eksamenskarakterer samt evt. varsler og afgørelser, hvis du har for meget fravær.
Anvendelse
Dine personoplysninger behandles med det formål at kvalificere din optagelse og gennemførelse af undervisningen hos os. Under uddannelsen anvendes dine data bl.a. til at sikre, at du optages på de korrekte hold, er studieaktiv og tilmeldes eksamen samt til udfærdigelse af dine eksamensbeviser.
Dine personoplysninger anvendes ikke til profilering, fx annoncering, med mindre du giver dit samtykke hertil.
Videregivelse
Vi sender dine personoplysninger til andre firmaer, fx Systime, Uni-login (STIL) etc. Det sker for at give dig adgang til de undervisningsplatforme, vi anvender i undervisningen. Men også for at kunne gennemføre holdevalueringer og trivselsundersøgelser (KTU og ETU). Se den fulde liste på vores hjemmeside.
STIL - Styrelsen for IT og Læring - opbevarer dine oplysninger efterfølgende og kan anvende dem til statistiske og forskningsmæssige formål.
I henhold til gældende lovgivning videregiver vi dine personoplysninger til politi, SSP samarbejde, UU eller andre offentlige myndigheder - efter konkret anmodning.
Adgang til elektroniske systemer
På skolen anvender vi en række elektroniske systemer, som du selv har adgang til med login og password. Disse systemer må kun anvendes til studierelaterede formål. Du må ikke videregive dit login og/eller password til andre. Anvendelse af andres login og password er ulovligt og kan medføre bortvisning.
Foto/video
Hvis du bliver portrætfotograferet eller optaget på video i markedsføringsmæssigt øjemed på skolens område, skal skolen indhente dit samtykke til at anvende dit foto/video til profilering.
Skolen tager derudover også stemnings-/situationsbilleder af kursister og ansatte ved for eksempel studieture, gallafest, translokation, fredagscafé o.lign., som bruges på de sociale medier til at beskrive og vise skolens liv.
Studiekort
I forhold til at kunne overholde skolens regler om adgangskontrol i bl.a. eksamenssituationer, skal der også udstedes et gyldigt studiekort med billede. I henhold til forordningens artikel 6 stk. 1 e, er denne behandling nødvendig for vores myndighedsudøvelse. Studiekortsbilleder forefindes kun i vores interne studieadministrative system.
TV overvågning
HF & VUC Nordsjælland har opstillet TV kameraer flere steder i bygningerne. Kameraerne er tydeligt skiltede og gør det muligt at optage alle, der kommer ind i bygningen eller forlader den igen af én af udgangene. TV overvågningen foretages i kriminalitetsforebyggende øjemed og slettes efter maksimalt 30 dage.
Hvis der er mistanke om at noget ulovligt er foregået eller der har været en episode med truende adfærd, vil TV optagelserne blive gennemset. Evt. videregivelse af optagelser til politiet vil kun forekomme i kriminalitetsopklarende øjemed.
Indsigtsret
Du har altid ret til at få indsigt i og evt. rettet personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige. Du har også ret til at få udleveret alle registrerede oplysninger om dig selv i et letlæseligt format. I disse tilfælde skal du henvende dig til skolens administration.
Samtykke
Hvis du har givet samtykke til anvendelse af foto/video eller til profilering i øvrigt, kan du trække dette samtykke tilbage. I så tilfælde skal du henvende dig til skolens administration.
Sletning
Efter endt studie på HF & VUC Nordsjælland opbevarer vi dine data i 6 år af hensyn til klageadgang, revision af regnskab m.v. Dog opbevarer vi dine eksamensresultater i 30 år – i henhold til gældende lovgivning.
Ansvar for dine data - kontakt
HF & VUC Nordsjælland, Milnersvej 40, 3400 Hillerød, CVR. 29553971, har dataansvar for dine persondata mens du er kursist hos os. Skolens rektor har ansvaret for at dine data opbevares og behandles korrekt. Rektor kan kontaktes på tlf.: 48201600 eller på e-mail: post@vucns.dk
Databeskyttelsesrådgiver
HF & VUC Nordsjælland har en databeskyttelsesrådgiver ansat ved navn Anne Schultz. Har du spørgsmål til dine persondata eller mener du de er blevet misbrugt af HF & VUC Nordsjælland, så kan du henvende dig til Anne Schultz. mailadressen er: ansc@itcfyn.dk telefonnummer er: 5138 3253.
Klagemulighed
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener dine data ikke behandles korrekt i henhold til databeskyttelsesforordningen.
Datatilsynet,
Borgergade 28, 5, 1300 København K
Telefon 3319 3200, E-mail: dt@datatilsynet.dk